Atividade: Organização.
As fases no planejamento e na organização são a concepção da ideia, pré-evento (planejamento e organização), per ou trans-evento (realização), pós-evento (avaliação e encerramento). Com o planejamento há ganho de tempo, redução dos desperdícios, dos imprevistos e maior agilidade na resolução dos problemas, se estes surgirem. Para a organização de eventos o profissional responsável necessitará de competências para coordenar e controlar todo o projeto, em suas diversas etapas. Cada evento terá suas demandas específicas e cabe ao profissional ajustá-las aos meios disponíveis, para assim atingir os objetivos. Um congresso não é igual a um workshop ou a um festival de música, porém os princípios são os mesmos.
É importante ressaltar que o setor de serviços de organização em eventos apresentou um crescimento de janeiro a outubro de 2023, segundo a ABRAPE - Associação Brasileira dos Promotores de Eventos, de 46,6%: [...] O índice foi impulsionado pelo desempenho do core business do setor, que abrange atividades como organização de eventos; atividades artísticas, criativas e de espetáculos; atividades ligadas ao patrimônio cultural e ambiental; atividades de recreação e lazer; e produção e promoção de eventos esportivos. Foram geradas 23.554 vagas de empregos, com crescimento de 46,6% sobre o mesmo período de 2022 (15.966). Só no mês de outubro foram geradas 4.247 vagas, o maior índice registrado desde janeiro de 2020, quando se iniciou a série história do novo Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), do Governo Federal.
Tal crescimento aponta o quanto o segmento está em crescimento no país. Você pode acessar mais informações a respeito desse assunto pelo link:
https://abrape.com.br/setor-de-eventos-registra-crescimento-de-466-e-se-consolida-como-o-maior-gerador-de-empregos-no-pais-em-2023/#:~:text=Destaque%20para%20o%20segmento%20de,prote%C3%A7%C3%A3o%20e%20fomento%20ao%20segmento
Devemos também conhecer e entender o processo de planejamento e organização de eventos, afinal, são por essas ações que os públicos passam a ter interesse em participar e, consequentemente, manter o vínculo com as empresas no mercado.
Segundo Zanella (2012, p. 30), as etapas iniciais como o planejamento, a coordenação e o controle, em que há a integração de várias atividades, são reunidas diversas especificações, agregando todas a uma unidade responsável:
- Planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento e em âmbito interno e externo.
- Designar os coordenadores setoriais.
- Implantar sistemas de controle das operações.
- Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa.
- Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades, promovendo reuniões técnicas de coordenação com os responsáveis para a análise das atividades em andamento.
- Promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades.
- Realizar as licitações de compras e contratação de serviços de terceiros.
- Realizar a licitação de locações de equipamentos.
- Emitir normas de serviço instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho.
Coordenar as atividades do pessoal, que abrangem:
- Participar da seleção e contratação de pessoal e serviços de terceiros.
- Organizar as equipes de trabalho, orientando as respectivas atribuições e responsabilidades.
- Estabelecer normas de procedimentos e conduta do pessoal e fiscalizar sua aplicação.
É imprescindível definir a supervisão geral e por área de atuação. A supervisão geral comandará o evento como um todo para atingir o objetivo proposto. Contudo, deverá haver a delegação e o uso de técnicas de gerenciamento para o bom andamento do projeto. Setorizar e delegar as funções do processo de organização e execução também é de suma importância para o andamento do projeto.
Conhecer dados e informações sobre o mercado te ajudam a entender mais o segmento, além de contribuir com a sua formação. Acesse mais informações sobre esse assunto pelo link:
https://www.moblee.com.br/blog/como-organizar-um-evento/#:~:text=Estamos%20falando%20do%20or%C3%A7amento%2C%20da,do%20local%20e%20da%20divulga%C3%A7%C3%A3o.
Referências:
ABRAPE. Setor de eventos registra crescimento de 46,6% e se consolida como o maior gerador de empregos no país em 2023. Disponível em: https://abrape.com.br/setor-de-eventos-registra-crescimento-de-466-e-se-consolida-como-o-maior-gerador-de-empregos-no-pais-em-2023/#:~:text=Destaque%20para%20o%20segmento%20de,prote%C3%A7%C3%A3o%20e%20fomento%20ao%20segmento. Acesso em: 2 jun. 2024.
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 6. ed. São Paulo: Manole, 2013.
MOBLEE. Como planejar um grande evento com sucesso?. Disponível em: https://www.moblee.com.br/blog/como-organizar-um-evento/#:~:text=Estamos%20falando%20do%20or%C3%A7amento%2C%20da,do%20local%20e%20da%20divulga%C3%A7%C3%A3o. Acesso em: 2 jun. 2024.
ZANELLA, L. C. Manual de organização de eventos: planejamento e operacionalização. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2012.
AGORA É SUA VEZ!
Considerando os conceitos apresentados, pesquise e escolha um evento relevante que acontece na sua cidade e preencha a tabela no formulário MAPA. Esse evento deve estar relacionado a algo que proporcione lazer aos participantes, mas que gere negócios também, como uma festa de igreja, aniversário da cidade ou manifestação cultural. Lembre-se de que não basta ser apenas a comemoração em si, é preciso que haja um objetivo ligado a ela, como arrecadação para doações, vendas de produtos, entre outros. Esse será o foco da sua análise.
