Etapa 1: Leitura do texto de apoio
O mapeamento de processos e a elaboração de fluxogramas são cruciais para as organizações, pois proporcionam visibilidade e clareza dos processos, identificam ineficiências, padronizam procedimentos e facilitam o treinamento. Além disso, apoiam a tomada de decisões informadas, garantem conformidade, promovem a transformação digital e incentivam a melhoria contínua. Esses benefícios resultam em operações mais eficientes, redução de custos e uma gestão mais estratégica, tornando as empresas mais competitivas e sustentáveis a longo prazo, no entanto, nem todas as empresas dão a devida importância para essa questão.
Então, quais as consequências para essas organizações?
A falta de mapeamento de processos leva à falta de estruturação, mensuração e gestão, levando à uma gama ampla de problemas, como dificuldade na comunicação, descentralização de interesses, falta de visão global, etc., além da perda de oportunidades de melhoria.
SYDLE. Gestão por processos: 9 sintomas da falta de gestão por processos. 22, out. 2020. Disponível em: https://www.sydle.com/br/blog/9-sintomas-falta-gestao-por-processos-5f8755be4d44ae7882f1515c. Acesso em: 15, jun. 2024.
Assim, na etapa de mapeamento, “devemos esmiuçar um processo já existente: compreender toda a sua lógica e o seu contexto, obter informações sobre as entradas e saídas esperadas, bem como sobre as ferramentas e técnicas a serem utilizadas, além de saber o “como”, ou seja, como deve ser o passo a passo do executor” (ROCHA; BARRETO; AFFONSO, 2017, p.77).
ROCHA, Henrique M.; BARRETO, Jeanine S.; AFFONSO, Ligia M. F. Mapeamento e controle de processos. Porto Alegre: SAGAH, 2017.
Etapa 2: Agora é com você!
Como profissionais de Processos Gerenciais, entendemos a importância de uma descrição clara e objetiva dos processos internos da organização.
A empresa fictícia "Brasil Metais" possui um processo interno para a aprovação de requisições de compras de materiais e serviços. O processo detalhado é descrito a seguir:
Início do Processo: O processo inicia quando um colaborador identifica a necessidade de comprar um material ou contratar um serviço.
Preenchimento da Requisição: O colaborador preenche um formulário de requisição de compra, incluindo detalhes como item, quantidade, justificativa e orçamento estimado.
Envio para o Supervisor: O formulário preenchido é enviado para o supervisor do departamento para aprovação inicial.
Aprovação Inicial: O supervisor verifica a necessidade e o orçamento. Se aprovado, a requisição segue para o departamento de compras. Se não aprovado, o formulário é devolvido ao colaborador com justificativas.
Análise de Orçamento: O departamento de compras verifica se há orçamento disponível. Se sim, prossegue para a cotação. Se não, a requisição é devolvida ao supervisor.
Cotação: O departamento de compras realiza cotações com fornecedores.
Escolha do Fornecedor: Após receber as cotações, o departamento escolhe o fornecedor mais adequado com base em critérios de custo, qualidade e prazo.
Envio para Diretoria: A requisição e as cotações são enviadas para a diretoria para aprovação final.
Aprovação Final: A diretoria aprova ou rejeita a compra. Se aprovada, o pedido é formalizado. Se rejeitada, a requisição retorna ao departamento de compras com justificativas.
Formalização do Pedido: Com a aprovação final, o departamento de compras formaliza o pedido junto ao fornecedor escolhido.
Recebimento e Conferência: Após a entrega, o departamento responsável confere os itens recebidos.
Conferência Positiva: Se os itens estão corretos, o processo é finalizado.
Conferência Negativa: Se houver problemas, é necessário contatar o fornecedor para correções.
Fim do Processo: O processo é concluído com a atualização do estoque e a contabilização da compra.
Você pode utilizar um software de criação de fluxogramas como Lucidchart, Microsoft Visio ou até o Microsoft Word para desenhar o fluxograma com os símbolos apropriados.
Dicas para os Estudantes:
Identificar as Etapas: Quebrar o processo em etapas lógicas.
Escolher os Símbolos Corretos: Usar os símbolos padronizados para cada tipo de atividade.
Organização: Assegurar que o fluxograma seja claro e de fácil entendimento.
Verificação de Erros: Revisar o fluxograma para garantir que todas as decisões e caminhos estejam corretamente representados.
Espero que isso ajude na sua atividade!
