Para divulgação de um evento, a comunicação é fundamental. Por comunicação dirigida, Britto e Fontes definem que (2006, p. 35), é: “o processo que tem por finalidade transmitir ou conduzir informações para estabelecer uma comunicação limitada, orientada e frequente, com determinado número de pessoas homogêneas e identificadas”. Dessa forma, verificamos que o evento é um momento específico que aproxima pessoas, produtos e serviços e age com eficácia na aproximação desses atores. Podemos dizer que o evento, além de meio instrumento de estratégia de marketing, é ainda considerado um produto para o atendimento do mercado.Com base nessas informações, vamos realizar nossa atividade. As formas mais comuns de comunicação em eventos são: Comunicação verbal, Comunicação não verbal, Comunicação escrita, Comunicação visual e a Comunicação eletrônica, que na atualidade, é a melhor maneira de atingir grande público.

Tendo essas informações como base, a promoção do evento – no caso da feira – poderá ter um maior impacto, atendendo às expectativas dos visitantes ou proporcionando pontos para posterior avaliação e análise por parte da equipe organizadora. O profissional que planeja e organiza eventos tem influência direta nesse aspecto, pois sua participação influenciará desde a criatividade na construção da ideia, sua implementação e viabilidade, até o retorno obtido com o evento. Podemos dizer que o evento entendido como veículo de comunicação é tratado como elemento de comunicação dirigida, aproximativo e interativo. Para Fortes e Silva (2011, p. 37): “Um fator determinante para qualquer atividade promocional que leve a uma ação ou ideia é o público a ser atingido [...]. Os eventos, além de constituírem um negócio em si, envolvem também uma série de atividades, como a comercialização de produtos com a sua marca, instalação de pontos comerciais e estandes nos locais de sua realização”.

De acordo com Giácomo (1993, p. 45), o evento é um componente do mix da comunicação, que objetiva minimizar esforços, ao fazer uso de sua capacidade sinérgica de engajar pessoas em uma ideia ou ação. Assim, apresentamos o evento como mais uma estratégia de marketing, que traz resultados concretos, não só como um multiplicador de negócios, mas também, como instrumento de engajamento junto ao público-alvo. É muito comum, por exemplo, em grandes feiras de turismo, tal como a ABAV (a maior entidade representativa dos interesses das agências de viagem no Brasil), a reunião de uma série de representantes de destinos turísticos. Como há um grande número de agentes de turismo participando do evento, a feira promove vários destinos e, ao mesmo tempo, a venda dos atrativos turísticos dessas localidades. Sejam atrativos naturais, culturais, religiosos, folclóricos, artísticos ou pela história e gastronomia do local. Assim, gerando a curiosidade, perspectiva de lucro e venda dos destinos.

o AGORA É SUA VEZ! Considerando os conceitos apresentados, pesquise e escolha um evento relevante que acontece na sua cidade e preencha a tabela no formulário MAPA. Esse evento deve estar relacionado a algo que proporcione lazer aos participantes, mas que gere negócios também, como uma festa de igreja, aniversário da cidade ou manifestação cultural. Lembre-se de que não basta ser apenas a comemoração em si, é preciso que haja um objetivo ligado a ela, como arrecadação para doações, vendas de produtos, entre outros. Esse será o foco da sua análise.

Devemos também conhecer e entender o processo de planejamento e organização de eventos, afinal, são por essas ações que os públicos passam a ter interesse em participar e, consequentemente, manter o vínculo com as empresas no mercado. Segundo Zanella (2012, p. 30), as etapas iniciais como o planejamento, a coordenação e o controle, em que há a integração de várias atividades, são reunidas diversas especificações, agregando todas a uma unidade responsável: Planejar, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento e em âmbito interno e externo. Designar os coordenadores setoriais. Implantar sistemas de controle das operações. Elaborar e controlar a execução do orçamento financeiro e caixa. Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades, promovendo reuniões técnicas de coordenação com os responsáveis para a análise das atividades em andamento. Promover pesquisas relacionadas com os serviços e atividades. Realizar as licitações de compras e contratação de serviços de terceiros. Realizar a licitação de locações de equipamentos. Emitir normas de serviço instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho.

É importante ressaltar que o setor de serviços de organização em eventos apresentou um crescimento de janeiro a outubro de 2023, segundo a ABRAPE - Associação Brasileira dos Promotores de Eventos, de 46,6%: [...] O índice foi impulsionado pelo desempenho do core business do setor, que abrange atividades como organização de eventos; atividades artísticas, criativas e de espetáculos; atividades ligadas ao patrimônio cultural e ambiental; atividades de recreação e lazer; e produção e promoção de eventos esportivos. Foram geradas 23.554 vagas de empregos, com crescimento de 46,6% sobre o mesmo período de 2022 (15.966). Só no mês de outubro foram geradas 4.247 vagas, o maior índice registrado desde janeiro de 2020, quando se iniciou a série história do novo Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), do Governo Federal.

Atividade: Organização. As fases no planejamento e na organização são a concepção da ideia, pré-evento (planejamento e organização), per ou trans-evento (realização), pós-evento (avaliação e encerramento). Com o planejamento há ganho de tempo, redução dos desperdícios, dos imprevistos e maior agilidade na resolução dos problemas, se estes surgirem. Para a organização de eventos o profissional responsável necessitará de competências para coordenar e controlar todo o projeto, em suas diversas etapas. Cada evento terá suas demandas específicas e cabe ao profissional ajustá-las aos meios disponíveis, para assim atingir os objetivos. Um congresso não é igual a um workshop ou a um festival de música, porém os princípios são os mesmos.

Informações importantes para envio da atividade: - Apresentação do Projeto (Formulário-padrão em Word): deverá ser entregue um relatório escrito que documente todo o processo de pesquisa, análise e propostas. O relatório deve ser estruturado conforme os tópicos do projeto. - Também deve ser entregue uma breve apresentação (Formulário-padrão em Power Point com no máximo 10 slides) sobre a proposta de melhoria desenvolvida no item 4 do Projeto. - O estudante deverá salvar os dois arquivos em PDF e depois transformar em um único documento PDF para envio no Studeo. Boa atividade!

4) Proposta de Melhoria: Desenvolver um plano de comunicação que aborde as fraquezas e ameaças identificadas, propondo soluções práticas e viáveis. Isso pode incluir: - Estratégias de Comunicação Interna: melhorias em canais de comunicação, frequência de comunicados, uso de novas tecnologias, treinamentos de comunicação etc. - Estratégias de Comunicação Externa: campanhas de marketing, relacionamento com a mídia, gestão de crises etc. - Planos de Ação: definição de metas, cronogramas, recursos necessários e métricas para avaliar o sucesso das melhorias propostas.

2) Pesquisa e Coleta de Dados: Entrevistas: conduzir entrevistas com funcionários de diferentes níveis hierárquicos (mínimo dois e máximo cinco) para entender como a comunicação é percebida dentro da organização. Observação (apenas se for possível realizar): observar reuniões, eventos e outros momentos de interação para identificar padrões e práticas de comunicação. Análise de Documentos (verificar a possibilidade de analisar algum material ou documento ofertado pela empresa): examinar comunicados internos, newsletters, campanhas de comunicação, relatórios anuais e outros documentos relevantes.

Considerando a importância da análise SWOT na comunicação organizacional, você deverá escolher uma empresa e aplicar essa metodologia para identificar e analisar os fatores internos e externos que impactam a comunicação. Para isso, será necessário escolher uma empresa, entrar em contato, fazer uma entrevista pessoalmente ou utilizando algum canal digital. Após solicitar exemplos práticos de pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças da comunicação desta empresa, você deverá descrevê-los aqui, identificando também o nome da empresa e a cidade.

A análise SWOT é uma metodologia amplamente utilizada na gestão estratégica para avaliar os pontos fortes (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats) de uma organização ou projeto. Quando aplicada à comunicação organizacional, essa análise fornece insights valiosos sobre o ambiente de comunicação interno e externo, permitindo o desenvolvimento de estratégias mais eficazes. No contexto da comunicação organizacional, os pontos fortes referem-se aos recursos internos que a organização pode aproveitar para melhorar sua comunicação, como uma equipe de comunicação bem treinada ou uma cultura organizacional que valoriza a transparência e o diálogo. As fraquezas são áreas onde a organização enfrenta desafios na comunicação, como falta de alinhamento entre a mensagem transmitida e as ações da organização, ou recursos limitados dedicados à comunicação.
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